如何做好燃气权证档案管理

权证类档案作为企业档案管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作是企业赖以生存和发展的法律保障。权证管理水平反映了一个企业的综合管理水平。加强燃气权证档案的管理日益成为各燃气企业的首要任务。

1加强燃气权证档案管理的必要性

对于燃气企业来说权证档案是指资产的所有者对某项长期资产的所有权（占有权、处置权、收益权）和一定时间内的使用权的一种文件证明，分为有限期的使用权（如土地使用权）和无限期的所有权（如购入的机器设备等固定资产）的文件材料的总称，是企业依法合规经营的重要凭证和历史记录。

（一）权证的内容决定了在企业中的地位

权证档案的范围包括基础类权证（经营许可证、税务登记证等公司经营的基础证照）、资产类权证（房屋土地所有权证、专利证等权益类证书）、建设许可类权证（建设活动中政府主管部门颁发的各类权属证明）和其他证照类（公司所获得的各类荣誉证书、牌、匾；由社会团体颁发的会员证、理事证等）。权证类档案的每一项都拥有着不可替代的法律地位，是企业赖以生存和发展的法律保障。

（二）法治和体系建设的要求

国家强调法治治国，对于企业来说要依法经营，权证档案是企业法治管理的缩影。燃气企业在诚信合规体系建设中，以诚实守信和建立诚信文化为核心价值观，在打造卓越商誉过程中，恪守“守法合规”的信念，全面提高依法治企的能力。作为市政基础设施的成员公司，燃气企业更要奉行诚信合规建设，加强对权证档案的管理。

（三）控制经营风险的迫切要求

由于历史的原因和公用行业的特殊性，燃气企业权证方面或多或少的受到政府庇护和市场宽容，造成了一定的经营风险。再加上有的公司档案意识淡薄，经营中经常发生因权证档案缺失或有瑕疵而被政府部门罚款或者予以停业整顿的处罚，给公司带来了巨大的经济损失。同时也损坏了企业的社会形象和社会品牌。以上各个方面给各个燃气企业敲响了警钟，加强权证档案管理以势在必行。

2加强管理的措施

为确保燃气企业工作的正常开展，预防和控制经营风险，燃气企业应加强对各项权证档案的管理，优化公司管理流程，规范和细化权证档案管理的各个环节。

（一）明确权证档案的分类

在遵守《企业档案管理规定》的前提下，从本单位的实际情况出发，以“依法管理，合规经营”为原则，从权证备案阶段入手把权证档案分为八大类：特许经营类、资产权证类、基础权证类、场站管网类、员工资质类、燃气规划类、建设审批类、管理大纲类。设置专人管理，为公司合法合规经营提供保障。

（二）分工统一、依法合规、分级分类和一般特殊的工作原则

1.分工统一

建立分工统一、权责分明的组织体系，为权证档案管理提供切实的组织保障。企业内部建立诚信合规的权证管理领导小组，实行总经理负责制。总经办为牵头部门，负责督办和监管权证档案的综合管理情况。档案管理部门为最终权证档案的集中保管部门，负责权证档案的备案、收集、整理、利用、编研工作，定期汇总和发布权证档案统计台账。其他各权证职能部门分级配合并积极参与，负责权证的变更、年检和内部备案等手续。这种做法打破原来各权证部门兼职档案员做法，在各个权证管理部门实行谁形成谁移交和备案的原则，更利于权证档案的收集完整。

2.依法合规

权证档案要设立专门的登记台账并定期公布。台账设置上可以单独标注法律依据栏，用于填写办理各种权证的法律依据。企业内部应建立和完善切实可行的权证管理制度和考核体系，明确部门职责和工作流程，把权证档案管理和考核工作纳入到日常的工作中去，推动权证管理工作的高效落实。

3.分类分级

在坚持权证档案固定分类的前提下，实行档案部门集中管理和部门分管相结合的两级管理模式。即所有的权证档案由档案部门统一备案登记建立台账，因部门工作需要无法移交原件的可以自行保存原件并建立台账，备案复印件。各权证职能部门（分子公司）应坚持每半年报送台账的原则，遵守权证档案的统一的分类和编号，便于利用和查找。这样既兼顾了工作需要又实现了权证档案的安全保管。

4.一般特殊

个人的资质证照是权证中的特殊部分，如天然气计量鉴定检验证书、个人职业技能鉴定证书、各类注册证书等。这些证书是对燃气企业建设实力的证明。因此应将个人证照纳入权证档案管理中，可以根据技能类别设置三级类目。

（三）建立上报和联动的管理机制

建立各职能部门、档案部门和领导小组联动的管理机制。权证档案在管理中发生的变更，各权证职能部门应及时上报档案部门，档案部门及时更新权证情况和法律依据栏。如发生权证遗失各部门应及时报权证领导小组，发起联动机制，研究解决方案和补救措施。

（四）加强和提高档案管理人员的综合素养

权证档案管理人员应自觉学习档案管理的理论知识和燃气的行业规定，积极参加档案培训，提高业务技能和专业知识。熟悉公司权证的范围，加强与各职能部门的沟通，在做好权证档案内部工作的同时，及早介入权证管理活动中，时时了解权证办理的动态，及时发现权证管理中问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展权证档案收集工作。

（五）多渠道开展权证档案利用工作

档案保管的最终目的是利用。权证档案管理人员除了做好权证档案登记造册工作，即登记基础权证的名称、颁发部门、数量、颁发日期、有效期限、年审年检情况、基础类权证办理部门及责任人、登记时间、备注等，还要及时有效的进行档案的二次开发工作即档案汇编。如经营许可汇编、燃气规划汇编、基础类权证汇编、资产类权证汇编、建设类权证汇编等。

（六）实现权证档案信息网络化和共享服务

整合档案资源，实现网络共享是档案工作的最终目的和方向。档案管理系统的上线可以实现权证档案的全部电子化，在保障安全的前提下可以将电子档案挂接到系统里，实现网上浏览和查阅。同时档案系统与各业务系统之间的接口也便于各业务单位异地进行登记备案，可以实现权证档案的动态管理。

总之，权证档案管理工作是一项长期的工作，不能一蹴而就，权证是合规的重要标志，是企业存在和发展的前提，是企业做实、做强、做大、做好、做长的坚实保障。为此，我们应更加重视权证档案的管理工作，切实通过各种措施加强和完善各类权证档案的管理，将权证档案管理与公司实际的运行管理工作有机的结合起来，去指导公司的各项营运管理工作。最终我们才能在新形势下适应和把握各种新常态，使公司在合法合规的前提下，发展得更快、更好。